Modul de lucru si softuri utilizate de companii IT/freelancers

Buna :raised_hand_with_fingers_splayed:

Am o intrebare pentru companii si freelancers:

Care este modul de lucru si ce softuri folositi incepand de la vanzarea unui serviciu pana la semnarea contractului si achitarea platii de catre clientii vostri.

In cazul meu este asa: Clientul se adreseaza la noi, il ascultam, facem o oferta comerciala care include toate detaliile tehnice si numarul de ore, pretul pentru fiecare modul, inclusiv costul final. Clientul are optiunea de a acepta/refuza. In caz de accept, semnam un contract si eliberam un invoice pentru deposit la care clientul achita. Dupa achitare incepem lucru la proiect.

Pentru generare oferte (proposals) sau invoices folosim proagentboard.com. Soft elaborat de mine anume pentru acest scop. De ce personal am avut nevoie de asa ceva?

  • Pastrarea ofertelor intr-un singur loc
  • Metrics, Grafice pentru a intelege care oferte sunt acceptate, refuzate si cati bani a generat intr-o perioada de timp.
  • Generarea rapida de pe (laptop/mobile) a unei oferte si automatizarea proceselor. (trimiterea, reminder, accept sau refuzat, notite, detalii client)
  • Calcularea automata al pretului final din pretul pentru fiecare item din propunere. Calculare dupa numarul de ore sau pret fix.
  • Design placut, profesional si usor de navigat pentru clientul care primeste oferta.
  • Generarea unui invoice si automatizarea proceselor(reminder, add late fees, trimitere, notite)
  • Baza de date clienti/leads cu toate ofertele,invoice-uri si notite. (ei bine aici e un pic de CRM, aici cred ca e mai bine sa-l integrez cu crm-uri populare ca HubSpot, Pipedrive…etc.)

Nu, acest post nu este despre promovarea produsului, vreau doar sa cunosc workflow-ul altor companii/freelancers pentru a intelege in care directii sa merg cu produsul.

:thinking: In general vreau sa inteleg daca softul elaborat de mine rezolva nu doar problemele mele dar si problemele altora.

Multumesc pentru atentie!

2 Likes

Daca ai cumva Google Workspace poti folosi Google Sheets/Documents/Presentation, plus GMAIL si niste script-uri de CRM. Google Sheets stie o gramada de chestii faine (integrare cu tot ce am mentionat mai sus) si il poti automatiza cum vrei tu, acum e chiar foarte bun dev env-ul. Practic ai un environment serverless, poti inclusiv sa faci scheduling la anumite script-uri pe un anumit document.
Exista si extensii ca sa importi date/leads de pe Salesforce/crm-uri populare.

Agentboard-ul ala probabil ca e fain dar daca vrei sa faci ceva custom, sa mai automatizezi ai fi blocat.

Pe mobile iti poti face tu o aplicatie, exista o extensie de Google Sheets cu care iti generezi o aplicatie mobila cu un sheet legat la el si pui un anumit buton sa faca un anumit lucru in sheets/gmail.

1 Like

Multumesc pentru raspuns.
De acord, cu google workspace faci foarte multe lucruri bune. Parerea mea este ca nu pot sa-i transmit o oferta comerciala unui client intr-un document google sheets. Este nevoie de ceva mai profesionist. Iata exemplu de o oferta care primeste clientul: ProAgentboard
Efectiv poate fi analizata cu usurinta de pe orice dispozitiv. Din partea mea eu pot sa analizez cat timp a petrecut pentru a citi oferta, cand a vizitat oferta…etc.

Ceea ce tine de aplicatie, cam greu sa conving pe cineva sa instaleze o aplicatie doar pentru a vizualiza o oferta.

2 Likes

La ce m-am referit e ca poti genera o prezentare/un document dupa un template folosind date din Google Sheets.

Acum inteleg ca te-ai gandit si la analytics si tracing.

1 Like

Pentru luat notite folosesc Obsidian. Aici iau notite si despre diferite chestii noi de machine learning de care ma lovesc, cat si cand vorbesc cu clienti. Apoi pot sa fac legaturi intre notite. La sfarsit, proposalul il scriu tot in Obsidian si il trimit clientului in Google Docs.

Pentru contract am un template in Google Docs, in care modific de mana cateva chestii. E mildly painful, deci m-a batut si pe mine gandul sa imi fac ceva sa imi creeze contractul mai usor.

Facturile le emit cu Smartbill, pentru ca primul an e gratuit pentru IMM-uri si mi l-a recomandat contabilul.

Multumesc pentru raspuns.
Cum duci evidenta care oferte au fost acceptate si care nu? Sau nu ai sa de multe?

Momentan nu e un painpoint sa tin evidenta. Daca chiaaaar vreau sa fiu fancy, pot face queryuri in Obsidian pentru asa ceva :)))

1 Like

Tag-uiesti email-urile in care s-a acceptat oferta, dupa oricum vine contractul. Oferta e valabila oricum minim 30 de zile, poti sa faci follow-up indiferent daca omul se uita sau nu la oferta.

1 Like

da, dar not being google’s bitch - priceless

1 Like

Personal n-am ajuns să investesc atât de mult timp în crearea unei oferte. În principiu dupa discuția cu clientul revin cu un mail unde pun cu liniuță ce se ofertează însă fără a intra in detalii (ex: “pagina produs” dar fara a mentiona efectiv block-urile din ea, de cele mai multe ori e un common sense ce trebuie sa contina o astfel de pagina). Aprobarea sau refuzul se intampla in continuare discutiei pe email iar thread-ul continua cu contract/factura iar acest email e folosit in continuare doar pt facturi/anexe etc. Mail-ul e tag-uit la “contracte” doar daca se aproba. Daca nu se aproba, se arhiveaza.

Pentru discutiile operationale/executionale pornesc un alt email care se lungeste pana se termina proiectul.

Nu-mi fac o statistica anuala cate am ofertat, cate s-au realizat si nici clientii nu-s asa de sofisticati incat sa aiba nevoie de un ppt/pdf frumos pe care sa-l prezinte board-ului etc.

Mi se pare util totusi ce ai facut pentru anumite tipuri de agentii mai ales daca poti sa-ti faci diverse template-uri pe care sa le refolosesti si sa scurtezi timpul de ofertare.

1 Like

Am inteles
Multumesc pentru raspuns.

1 Like