Organizare fisiere

inspirat de o solicitare de recomandare a lui @iamntz pentru un hdd…
va intreb si eu:
voi cum va organizati fisierele (de lucru + personale) si cum le stocati / sincronizati pentru a avea acces si sigur si rapid si de oriunde la ele?

  • eu sunt in situatia in care uneltele de lucru (laptopuri / tablete / telefoane) au un status combinat (work + personal), deci nu am un laptop exclusiv pentru lucru si altul exclusiv personal.

  • de asemenea, fac si munca de dev si de organizare / coordonare, deci am de stocat si backups pt baze de date si cod si facturi / contracte si documentatii proiect / gantt / etc.

  • asta fara sa mai amintresc de sistemele de operare: linux pt lucrul principal, windows pt ceva grafica / prezentari / video + androind pt telefon / tableta.

  • si ca totul sa fie si mai “simplu”… mai consideram si diferite medii de lucru / dev locale si online (ex server dev / test la digitalocean) + accesul la diferite proiecte in productie.

  • si evident… diferitle locuri de stocare efectiva: hdd local, dropbox, onedrive (cu microsoft 365), google drive (inclusiv documente online google), un nas synology cu un local cloud, hdd extern clasic, etc.

  • oare sa mai adaugam si muzica / filme care fac streaming in reteaua locala din nas (sau chiar din hddul satiei de lucru prin dlna) direct catre tv / boxa?

  • evident, nu uitam de pozele din vacanta / cu copilul / etc

eu am evoluat pe parcurs cu toate cele descrise si organizarea nu e chiar cea mai comoda (de asta si simt nevoia de un update).
e cineva care a analizat “mai stiintific” problema si a gasit un model care sa integreze cat mai mult din cele de mai sus?
voi cum va descurcati cu toata informatia sa o stocati in siguranta si sa fie in acealasi timp accesibila rapid si clara?

Mie mi-a plăcut Johnny Decimal. Încerc să aplic, uneori iese, alteori nu… :slight_smile:

Mie mi se pare extrem de nepractic sistemul ierarhic pentru fișiere[1] și sper să apară curând un file system tag-based pentru Windows. Știu că sunt soluții 3rd party, dar mi se pare o funcționalitate prea importantă/low-level pentru a fi lăsată în afara FS.

WinFS avea și tags, dar… n-a fost să fie :frowning:


  1. e.g. un document s-ar putea fi în tag-ul „facturi” dar și „furnizori”, „energie”. Sau o carte ar putea fi sortată după gen, autor, an. Situații în care pur și simplu ierarhia nu își are locul… ↩︎

3 Likes

Work

  • cod: Gitlab (instanță self hosted)
  • notițe și screenshot: fișire text, documente => salvate în Gitlab (crontab)
    (structura foldere [yyyy]\[mm]\dd nume fișier.extensie)

Multimedia

  • Poze și video: pe hard disk-uri externe (câțiva TB) și backup local pe un nas cu robocopy
    structură foldere [yyyy]\[mm.dd event] (exemplu: 2016\10 Islanda)
    backupul e accessibil local cu samba share

Documente și acte care nu au legătură cu lucrul

  • Dropbox (shared cu prietena)

Organizate e ceva hibrid între Johny Decimal sau bazate pe dată.
Încerc să numesc fișierele încât să acop orice posibilitate de căutare.
De exemplu le pun și în foldere gen [yyyy][mm].
Le denumesc un pic absurd absurd (exemplu. factura_curent_enel_februarie_2021) tocmai pentru a compensa pentru lipsa de “tag”-uri.
Documente personale sau care nu se schimbă des (pașaport, buletin etc) stau în foldere separate (numele meu, numele prietenei etc).

Documentele și actele sper să le mut pe Nextcloud (self hosted) să nu mai plătesc pentru Dropbox.


Faza cu stocare în foldere bazată pe dată pare inutilă la început, dar mă ajută să găsesc lucrurile destul de repede. De exemplu știu că checklist-ul pentru un deployment e în 2018/11, sau dacă mă apuc să caut, am o vagă idee în ce perioadă am notat și deschizând mai mult fișiere pot să-mi dau seama dacă a fost înainte sau după. Denumirea fișierelor cât să conțină cât mai multe keyword-uri face foarte eficientă căutarea.

Notițele le deschid în Sublime (majoritatea fiind text), și pot face și text search destul de rapid (am cam 2 ani de notițe).


Departe de a fi perfect sistemul, dar pentru mine funcționează.

Mai am prieteni care scanează tot ca PDF și folosesc ceva de la Google (Google Drive?) care face OCR și pot face căutare în text.

2 Likes

e interesanta ideea, dar nu e pentru mine.

sustin :slight_smile:

nu cred ca e absurd, ba imi suna foarte cunoscut stilul :slight_smile: (cu diferenta ca data o folosesc db-style pt motive de ordonare - ex: factura-curent-enel-2021-02-17.pdf)

Notion.so pentru notite/idei/imagini/bookmarks/proiecte personale, github normal pentru proiecte personale.

Regula de aur e ca niciodata nu transfer fisiere de pe laptop-ul de munca pe dispozitive personale si nici invers. Exceptie notion.so pe care imi iau notite personale/bookmarks/time tracking.

In rest numirea fisierelor si variabilelor e una din cele mai grele lucruri :smiley:

Pentru utilizare personala Google Drive/Photos e cel mai ok pentru shared drive fiindca folosesc Android si se salveaza imaginile by default acolo. Daca vreau sa trimit un email pot sa refolosesc imaginea din drive in gmail. Am lucrat mult cu Google AppsScript si stiu ca se poate automatiza foarte mult/destul de usor Google Drive si Google Sheets. Cautarea in Google Drive e ca si cautarea pe google, poti folosi inclusiv search bar-ul din chrome, suporta tag-uri (pe care le pune chiar automat pe poze), adica poti cauta inclusiv dupa locatie. E si foarte rapid, descarca intr-o secunda un fisier de 500mb.

Partea proasta e ca o sa devina scump dupa un anumit timp acum ca nu mai ofera High Quality Photos, mai salvez din cand in cand si in alte locuri datele care se pot arhiva.

2 Likes