Evident, recomandarea si practica mea generala este sa lucrez la un singur task la un moment dat, iar cand este gata sa trec la urmatorul. Acest lucru merge foarte bine. Insa sunt situatii in care conjunctura ma forteaza sa nu pot sa aleg la ce lucrez intr-un moment anume, si trebuie sa jonglez cu 2-3 taskuri. Mai multi, aceste task-uri sunt cu intreruperi, adica nu pot alege unul dintre dintre ele si sa trec la urmatorul.
Context:
Timp de lucru pe zi 2h, remote
Doresc sa maximizez ce pot face in 2h
Exemplu concret:
Task1 - este long running, sa zicem dureaza 6 ore (3 zile)
In timp ce lucrez la Task1 vine o urgenta (Task2).
Task2 depinde de o persoana din Tailanda. Noroc ca este online.
Intrerup Task1, ii scriu lui X din Tailanda pe Slack (singura metoda de comunicare acceptata) - 2-3 minute consumate
X din Tailanda nu raspunde imediat.
Revin la Task1
Dupa vreo 10 minute, alta urgenta (Task3).
Task3 depinde de persoana Y din USA. Noroc ca este online.
Intrerup Task1, Task2 este pe hold ca inca nu am primit raspuns de la X din Tailanda, ii scriu lui Y din USA (2-3 minute consumate)
Y nu raspunde imediat
Revin la Task1 - deja incep sa pierd firul … incerc sa-mi aduc aminte ce am de facut - lucrez/citesc 5 minute, imi raspunde X pentru Task2.
Intrerup Task1, Task3 este pe hold. Citesc ce as scris X pentru Task2 si ii raspund. (5 minute cosumate)
… procesul se repeta pentru aproximativ 5-10 interactiuni cu X si Y care raspund la intervale de timp in medie 15 minute.
Problemele mele sunt:
Dupa 2 ore din astea sunt terminat. Am creierul varza.
Cand lucrez asa, am prea putine sanse sa reusesc sa ma concentrez la oricare din taskuri. Eu am nevoie de 15-30 minute doar sa intru intr-adevar in context si sa produc rezultate de calitate.
Pentru ca nu ma pot concentra ca lumea pe niciunul din taskuri, se strecoara greseli si bug-uri
Inevitabil dureaza mai mult sa revin la task-ul original (Task1) pentru ca dupa atata ping-pong habar nu am ce am mai facut acolo. Vreo ora o sa imi ia doar sa reiau contextul si sa repar prostiile ce am facut in timp ce abordam Task2 si Task3 in paralalel.
Puteti sa imi recomandati o carte, curs, articole, etc. cum sa abordez aceste situatii? Voi cum faceti?
Eu aș împărți toată treaba în blocuri de timp (egale sau nu) și m-aș ocupa pe rând de fiecare.
E.g. 90 min pentru main quest, 30 pentru side quest. Nu răspunde omu’ în alea 30 min? Ai răspunsul a doua zi.
Urgențele le tratezi ca atare: lași totul baltă și te ocupi de urgențe. Dar dacă ai tot timpul task-uri urgente, nu ai task-uri urgente. Ai doar task-uri.
Nu e cea mai eficientă utilizare a timpului, dar e cea mai eficientă utilizare a energiei.
Dupa cum am mentionat mai sus, in majoritatea cazurilor se poate face. Dar destul de des trebuie sa interactionez cu alti oameni care raspund foarte incet, dar raspund. Daca ar raspunde odata pe ora, ar fi clar. Dar daca raspund odata la 15 minute, si mai am si doi din astia, este complicat.
Deci, sunt de acord ca nu ar trebui sa lucrez asa. Dar sunt situatii cand este nevoie.
Ganditi-va asa … Problema mea cu persoana Y din exemplu era ca este designerita noastra din USA. Mi-a trimis logo-ul nou al companiei in format JPG, desi l-am cerut in PNG. Dar nu mi l-a trimis direct mie, ci unei alte colege din Australia.
Cand a venit noul logo, a devenit prioritate nr. 1 sa punem logo-ul pe fisierele de PDF exportate din aplicatie. Nu ma intrebati de ce ca intram intr-o alta discutie eterna.
Deci, eu trebuia sa cer acces la folderul de dropbox unde sunt imaginile.
Dupa aceea sa cer logo-ul in PNG.
Dupa aceea sa raspund la intrebare ca vrem toate imaginile in PNG.
Dupa aceea ca trebuia sa ii explic de ce vrem toate imaginile PNG.
Dupa aceea trebuia sa cadem de acord daca sa puna sau nu imaginile intr-un folder separat numit UI.
… si asa mai vreo 2-3 interactiuni.
Deci, daca nu faceam altceva, decat acest task “super important”, la finalul celor doua ore trebuia sa dau raportul zilnic ca “Am discutat cu X despre formate de imagini”. Adica WTF? La cat sunt platit ar fi fost suspect si incorect sa iau banii cand eu de fapt 100 minute am asteptat dupa ea si 20 minute am discutat cu ea.
Pur si simplu prioritizeaza-le si atata timp cat lucrezi la un task, nu incepe altul pana nu termini taskul curent. Poate fi acceptabil sa lucrezi la 2 taskuri daca la unul dintre ele o sa ai un raspuns sigur intr-un interval de timp controlat. De exemplu, daca rulezi un script si astepti niste rezultate care pot intarzia 20-30 de minute pentru ca scriptul face niste calcule complexe, whatever.
Creierul se simte varza pentru ca niciunul din cele 3 taskuri nu este livrat sau nu simte progres semnificativ catre livrarea lor.
tl; dr
Lucreaza la 1 task deodata. Termina-l si poti sa il incepi pe al doilea. Daca simti ca pierzi timpul lucrand doar la 1 task si asteptand dupa X sau Y, incearca sa faci altceva administrativ( citeste mailurile).
Sunt singurul om aici oripilat de toate acrobatiile pe care un angajat oarecare trebuie sa le faca din cauza lipsei de experienta si de interes a angajatorilor?
Exemplul tău cu schimbatul logoului? Este important, dar sunt șanse destul de mici să fie și urgent. Idem și pentru features. Dar dacă exemplul tău implica o gaură de securitate, de exemplu, era important și urgent.
Eu aș face în felul următor:
bug-urile critice (e.g. securitate, funcționalitate) intră tot în pătrățelul 1. I.e. le faci ASAP
task-ul principal intră în pătrățelul 2.
features intră la pătrățelul 3
bug-urile non-critice (e.g. schimbat o imagine, ajustat o aliniere etc) intră tot la pătrățelul 3
Delegat, în cazul ăsta, înseamnă că sunt pentru future self. Se strâng mai multe, le aloci o zi a lor.
Eu am lucrat foarte mult timp in sistemul asta, in IT si in alte domenii. Sunt doua cauze care genereaza problema:
schimbarea prioritatilor pentru altcineva (sef, client)
schimbarea prioritatilor pentru tine
In primul caz, il faci pe respectivul sa inteleaga (daca nu stie deja) ca va fi o scadere in productivitate pe care trebuie sa si-o asume; daca el muta presiunea pe tine, paseaza-i-o inapoi. In cazuri extreme, spui nu; aia 100 care asteapta la usa nu mai sunt. Pentru barbati exista si un argument stiintific.
In al doilea caz, tu decizi momentul cand faci schimbarea taskului, cu calm.
Aproape toti partenerii cu care lucrez (mari sau mici) si de la care astept o modificare sau un input n-au nici o retinere in a rezolva problema (urgenta si banala) in zile, saptamani sau chiar luni. Nu exista lucruri extrem de urgente, in afara celor care tin de viata si moarte, si care nu pot astepta 10 minute pentru adaptarea la noul task. Si la astia mari se intampla sa le cada aplicatiile si nu moare nimeni.
Asta e un exemplu simplu, il poti face repede fara sa-ti intrerupa gandurile. Totusi, pusul logo-ului e prioritate, dar crearea lui poate sa dureze. Daca mai dura o zi pana venea logo-ul nu era problema, dar inca 10 minute la tine sunt.
– Clientul: procesorul de payment dă eroare și nimeni nu poate plăti
– Tu: stai boss, vorbim mâine cel mai devreme, #yolo
Hai să lăsăm truismele și idealismele; viața reală e ușor diferită. Vezi pătrățelul de mai sus, unele lucruri pot fi importante, altele pot fi urgente, altele pot fi importante și urgente. La cele din urmă răspunsul corect este „ASAP”.
Sa ne intoarcem la problema initiala: omul lucreaza la taskul X si vine taskul Y care e mai urgent. Inteleg ca e developer, iar calea normala ar fi ca dupa el urmeaza un tester, apoi punerea in productie. Intrebarea care sa si-o puna e “taskul e realy-realy-realy urgent sau doar ca asa vrea seful”. De cele mai multe ori e ca asa vrea seful, in lumea reala.
Dude, prima problema e că tu cauți soluții la așa ceva. THERE ARE NONE! in fine, ar fi de fapt, gen extasy&related, dar nu îți recomand. Singura soluție omenească și cu impact pozitiv pe termen lung e sa nu mai faci asta. Restul sunt discuții
Nu răspunde omu’ în alea 30 min? Ai răspunsul a doua zi.
